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Contrats, règlements, procédures, registres et formulaires : tout ce qu’il faut pour prouver votre conformité, répondre aux contrôles et sécuriser votre entreprise.

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Documents au catalogue
364
Contrats, règlements, registres…
Personas couverts
06
Employés, Dirigeant, FONDATEUR, société, clients, fournisseurs
Domaines de conformité
14
HR, RGPD, gouvernance, finance…
Types de documents
26
Contrat, règlement, clause, registre…
Documents obligatoires
133
Requis par la loi ou l'autorité
Documents à risque élevé
249
Impact fort en cas de contrôle
Note méthodo · 01
Obligatoire

Document requis par un texte de loi ou par l'autorité compétente. Son absence est opposable en cas de contrôle.

Conditionnel

Obligatoire dès qu'un seuil, une activité ou un traitement déclenche l'obligation (taille, secteur, données traitées).

Recommandé

Non requis mais attendu par les autorités, partenaires, assureurs ou banques. Renforce la défense.

Table 01 · Catalogue documentaire

Référentiel exhaustif des documents

073 / 364 lignes
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Persona
Domaine
Type
Statut
Risque
#DocumentPersonaDomaineTypeStatutRisque
001Contrat fournisseur
Cadre contractuel des prestations fournisseur.
FournisseursConformitéContratRecommandéMoyen
002Accord de confidentialité (fournisseur)
Confidentialité côté fournisseur.
FournisseursConformitéContratRecommandéMoyen
003Accord de traitement des données (DPA)
Accord de sous-traitance des données personnelles.
FournisseursRGPDContratConditionnelÉlevé
004Clauses ESG fournisseur
Engagements ESG attendus des fournisseurs.
FournisseursESGClauseOptionnelFaible
005Registre fournisseurs
Liste structurée des fournisseurs et de leurs évaluations.
FournisseursConformitéRegistreRecommandéMoyen
006Évaluation ESG des fournisseurs
Évaluation ESG fournisseurs · ESG
FournisseursConformitéÉvaluationOptionnelMoyen
007Accord de confidentialité
Accord de confidentialité · Accords
FournisseursFournisseursContratOptionnelÉlevé
008Accord de traitement des données (DPA)
Accord de traitement des données (DPA) · Accords · Source : CNPD
FournisseursFournisseursContratObligatoireÉlevé
009Conditions générales de commande (bon de commande)
Conditions générales de commande · Accords
FournisseursFournisseursContratOptionnelÉlevé
010Contrat de sous-traitance
Contrat de sous-traitance · Accords
FournisseursFournisseursContratConditionnelÉlevé
011Contrat d’externalisation
Contrat d'externalisation · Accords · Source : CSSF
FournisseursFournisseursContratConditionnelÉlevé
012Contrat de distribution
Contrat de distribution · Accords · Source : Droit UE
FournisseursFournisseursContratOptionnelÉlevé
013Accord d’assurance qualité
Accord d'assurance qualité · Accords
FournisseursFournisseursContratConditionnelÉlevé
014Accord santé, sécurité et environnement (HSE)
Accord santé, sécurité, environnement (HSE) · Accords · Source : ITM
FournisseursFournisseursContratConditionnelÉlevé
015Déclaration anti-corruption et anti-pot-de-vin
Déclaration anti-corruption · Conformité
FournisseursFournisseursDéclarationOptionnelÉlevé
016Accord d’assurance et d’indemnisation
Accord d'assurance et d'indemnisation · Accords
FournisseursFournisseursContratConditionnelÉlevé
017Accord de garantie et retours
Accord de garantie et retours · Accords
FournisseursFournisseursContratOptionnelMoyen
018Conditions de paiement
Conditions de paiement · Accords
FournisseursFournisseursContratOptionnelMoyen
019Déclaration environnementale et de durabilité
Déclaration environnementale et durabilité · Conformité
FournisseursFournisseursDéclarationOptionnelMoyen
020Clause de non-concurrence / exclusivité
clause de non-concurrence / exclusivité · Accords
FournisseursFournisseursContratConditionnelÉlevé
021Clause de force majeure
clause de force majeure · Clauses · Source : Legilux
FournisseursFournisseursClauseOptionnelÉlevé
022Clauses de résiliation et préavis
Résiliation et préavis · Clauses · Source : Legilux
FournisseursFournisseursClauseOptionnelÉlevé
023Contrat de marché public
Contrat de marché public · Accords · Source : Droit luxembourgeois
FournisseursFournisseursContratConditionnelÉlevé
024Conditions de livraison (Incoterms)
Conditions de livraison (Incoterms) · Accords · Source : ICC
FournisseursFournisseursContratOptionnelMoyen
025Formulaire d’intégration fournisseur
Formulaire d'intégration fournisseur · Conformité
FournisseursFournisseursFormulaireOptionnelMoyen
026Contrat de prestation freelance
Service Provider accord · sans subordination
FournisseursFournisseursContratObligatoireÉlevé
027Vérification autorisation d'établissement
Business Licence Check · prévention salariat déguisé
FournisseursConformitéCheck-listObligatoireÉlevé
028Preuve d'affiliation CCSS indépendant
CCSS Affiliation Proof · indépendant
FournisseursConformitéActeObligatoireÉlevé
029Extrait RCS fournisseur
Vérification de l'existence légale et des DIRIGEANT.
FournisseursFournisseursActeRecommandéMoyen
030Extrait RBE fournisseur
Identification des bénéficiaires effectifs avant engagement.
FournisseursFournisseursActeRecommandéÉlevé
031Vérification autorisation d'établissement
Contrôle de l'autorisation ministérielle du fournisseur LU.
FournisseursFournisseursActeConditionnelÉlevé
032Mémo d'approbation fournisseur
Décision d'engagement formalisée pour fournisseur critique.
FournisseursFournisseursNoteRecommandéMoyen
033Rapport screening sanctions fournisseur
Contrôle contre listes UE, ONU, OFAC avant contractualisation.
FournisseursConformitéRapportConditionnelÉlevé
034Liste des sous-traitants ultérieurs
Cascade RGPD art. 28 à tenir à jour et notifier au responsable.
FournisseursRGPDRegistreObligatoireÉlevé
035Formulaire d'approbation sous-traitant ultérieur
Autorisation préalable du responsable de traitement.
FournisseursRGPDFormulaireObligatoireÉlevé
036Rapport d'audit sous-traitant
Audit sécurité et conformité du sous-traitant.
FournisseursRGPDRapportRecommandéMoyen
037Certificat de restitution / effacement
Preuve en fin de contrat (art. 28 RGPD).
FournisseursRGPDActeObligatoireÉlevé
038Registre des prestataires TIC (DORA)
Cartographie complète des prestataires TIC et criticité.
FournisseursSécuritéRegistreObligatoireÉlevé
039Clauses contractuelles DORA
Audit, sécurité, exit, sous-traitance, continuité.
FournisseursSécuritéClauseObligatoireÉlevé
040Plan de sortie prestataire critique
Stratégie de réversibilité documentée et testée.
FournisseursSécuritéPlanObligatoireÉlevé
041Notification pré-outsourcing CSSF
À déposer avant tout outsourcing critique d'entité financière.
FournisseursSécuritéNotificationConditionnelÉlevé
042Évaluation des risques TIC
Analyse DORA des risques par prestataire et scénario.
FournisseursSécuritéÉvaluationObligatoireÉlevé
043Évaluation cyber fournisseur (NIS2)
Questionnaire et scoring cyber du fournisseur direct.
FournisseursSécuritéÉvaluationObligatoireÉlevé
044Registre des risques fournisseurs
Suivi consolidé des risques tiers (NIS2, DORA, RGPD).
FournisseursSécuritéRegistreObligatoireÉlevé
045Clauses contractuelles NIS2
Sécurité, incident reporting, audit, supply chain.
FournisseursSécuritéClauseConditionnelÉlevé
046Procédure notification d'incident (24/72h)
processus NIS2/DORA de notification à l'autorité.
FournisseursSécuritéProcédureObligatoireÉlevé
047Audit supply chain cyber
Audit annuel des fournisseurs critiques NIS2.
FournisseursSécuritéRapportRecommandéMoyen
048Conditions générales d'achat (PO terms)
Conditions d'engagement standard côté acheteur.
FournisseursFournisseursContratRecommandéMoyen
049Workflow d'approbation des factures
Séparation des tâches, double validation, seuils.
FournisseursFinanceProcessusObligatoireMoyen
050Politique achats
Règles d'engagement, seuils, exceptions et délégations.
FournisseursFournisseursRèglementRecommandéMoyen
051Conditions de paiement fournisseurs
Délais standards et exceptions, conformité L. 18 avr. 2004.
FournisseursFinanceRèglementRecommandéMoyen
052Matrice de séparation des tâches
Prévention fraude au paiement et fraude au président.
FournisseursFinanceMatriceRecommandéÉlevé
053Politique anti-corruption (groupe)
Cadre interne anti-corruption applicable aux tiers.
FournisseursConformitéRèglementRecommandéÉlevé
054Registre cadeaux & invitations
Suivi des cadeaux donnés/reçus au-delà du seuil.
FournisseursConformitéRegistreRecommandéÉlevé
055Registre des conflits d'intérêts
Déclaration et traitement des conflits avec partenaires.
FournisseursConformitéRegistreObligatoireÉlevé
056Due diligence tiers (anti-corruption)
Évaluation renforcée des intermédiaires, agents, apporteurs.
FournisseursConformitéÉvaluationConditionnelÉlevé
057Contrat de licence de marque
Périmètre, territoire, durée, contrôle qualité, résiliation.
FournisseursFournisseursContratConditionnelÉlevé
058Accord de co-branding
Encadrement de la communication conjointe et des droits IP.
FournisseursFournisseursContratConditionnelMoyen
059Brand guidelines partenaire
Usage encadré du logo, des couleurs et des supports.
FournisseursFournisseursRèglementRecommandéFaible
060Plan de contrôle qualité licence
Calendrier d'audit qualité du licencié.
FournisseursFournisseursCalendrierRecommandéMoyen
061Clause de cession d'IP
Cession des créations réalisées dans le cadre du partenariat.
FournisseursFournisseursClauseRecommandéÉlevé
062NDA mutuel renforcé
Confidentialité réciproque avec mesures de protection.
FournisseursFournisseursContratRecommandéMoyen
063NDA unilatéral
Confidentialité imposée à une partie (diligence acquéreur, RFP).
FournisseursFournisseursContratRecommandéMoyen
064Politique de classification de l'information
Niveaux Public / Interne / Confidentiel / Secret d'affaires.
FournisseursSécuritéRèglementRecommandéMoyen
065Certificat de destruction d'information
Preuve en fin de Accord de confidentialité ou de partenariat.
FournisseursSécuritéActeConditionnelMoyen
066Registre des secrets d'affaires
Identification des secrets protégés et mesures raisonnables.
FournisseursSécuritéRegistreRecommandéÉlevé
067Watchlist sanctions partenaires
Suivi permanent des partenaires contre listes restrictives.
FournisseursConformitéRegistreObligatoireÉlevé
068Licence d'exportation dual-use
Autorisation Office du contrôle des exportations (Règl. 2021/821).
FournisseursConformitéLicenceConditionnelÉlevé
069Déclaration d'utilisateur final
Engagement de l'acheteur sur l'usage non militaire / réexport.
FournisseursConformitéDéclarationConditionnelÉlevé
070Revue contrat de distribution (concurrence)
Self-assessment règlement 2022/720 (restrictions verticales).
FournisseursFournisseursÉvaluationRecommandéÉlevé
071Analyse clause MFN
Évaluation du risque concurrence des clauses MFN.
FournisseursFournisseursÉvaluationConditionnelÉlevé
072Mémo restrictions verticales
Synthèse interne sur la conformité concurrence du contrat.
FournisseursFournisseursNoteRecommandéMoyen
073Checklist Partenaires business
20 contrôles essentiels avant entrée en partenariat (Audit 2026.05).
FournisseursConformitéCheck-listRecommandéÉlevé
Source : référentiel documentaire Armonia · Droit luxembourgeois & européen

Catalogue indicatif. Chaque document est paramétré au cas par cas selon la taille, le secteur et les traitements de votre société.

Conclusion

Un document manquant pèse plus lourd qu'un texte enfreint.

Armonia génère, signe, centralise et met à jour les documents qui transforment vos obligations en preuves opposables.

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