Contrats, règlements, procédures, registres et formulaires : tout ce qu’il faut pour prouver votre conformité, répondre aux contrôles et sécuriser votre entreprise.
Document requis par un texte de loi ou par l'autorité compétente. Son absence est opposable en cas de contrôle.
Obligatoire dès qu'un seuil, une activité ou un traitement déclenche l'obligation (taille, secteur, données traitées).
Non requis mais attendu par les autorités, partenaires, assureurs ou banques. Renforce la défense.
| # | Document | Persona | Domaine | Type | Statut | Risque |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 001 | Contrat client Cadre contractuel de la relation commerciale. | Clients | Conformité | Contrat | Obligatoire | Élevé |
| 002 | Conditions générales Conditions générales de vente ou de service. | Clients | Conformité | Règlement | Recommandé | Élevé |
| 003 | Clauses RGPD client Clauses de traitement des données personnelles côté client. | Clients | RGPD | Clause | Conditionnel | Élevé |
| 004 | Accord de confidentialité Accord de confidentialité · Accords | Clients | Clients | Contrat | Optionnel | Élevé |
| 005 | Accord de niveau de service (SLA) Accord de niveau de service · Accords | Clients | Clients | Contrat | Optionnel | Élevé |
| 006 | Politique d’utilisation acceptable Politique d'usage acceptable · Règlements | Clients | Clients | Règlement | Optionnel | Élevé |
| 007 | Plan d’implémentation et gestion des modifications plan de mise en œuvre et avenants · Accords | Clients | Clients | Contrat | Optionnel | Moyen |
| 008 | Clauses de responsabilité et limitation de responsabilité Clauses de responsabilité et limitation · Clauses · Source : Legilux | Clients | Clients | Clause | Optionnel | Élevé |
| 009 | Conditions de paiement Conditions de paiement · Accords | Clients | Clients | Contrat | Optionnel | Moyen |
| 010 | Consentement marketing et communication Consentement marketing et publicité · Accusés de réception · Source : CNPD | Clients | Clients | Accusé | Conditionnel | Moyen |
| 011 | Politique de garantie et remboursement Politique de garantie et remboursement · Règlements | Clients | Clients | Règlement | Conditionnel | Moyen |
| 012 | Déclaration de conformité à l’exportation Déclaration de conformité export · Conformité · Source : Droit UE | Clients | Clients | Procédure | Conditionnel | Élevé |
| 013 | Contrat de marché public Contrat de marché public · Accords · Source : Droit luxembourgeois | Clients | Clients | Contrat | Conditionnel | Élevé |
| 014 | Acceptation de la politique de confidentialité et cookies Acceptation de la politique vie privée et cookies · Accusés de réception · Source : CNPD | Clients | Clients | Accusé | Obligatoire | Élevé |
| 015 | Modèle de devis / proposition Modèle de devis / proposition · Accords | Clients | Clients | Modèle | Optionnel | Moyen |
| 016 | Registre des cookies / journal des consentements Registre cookies / journal des consentements · RGPD · Source : CNPD | Clients | Conformité | Registre | Conditionnel | Moyen |
| 017 | Notice précontractuelle B2C à distance Information précontractuelle complète (art. L. 222-9) avant tout achat à distance. | Clients | Clients | Notice | Obligatoire | Élevé |
| 018 | Formulaire de rétractation (Annexe I) Modèle légal mis à disposition du consommateur, 14 jours sans motif. | Clients | Clients | Formulaire | Obligatoire | Élevé |
| 019 | Registre des rétractations Suivi des demandes, dates, motifs et remboursements. | Clients | Clients | Registre | Obligatoire | Moyen |
| 020 | Journal des remboursements Preuve du remboursement dans les 14 jours suivant la rétractation. | Clients | Clients | Journal | Obligatoire | Moyen |
| 021 | Procédure retours & SAV processus de gestion des retours, garantie légale et commerciale. | Clients | Clients | Procédure | Recommandé | Moyen |
| 022 | Preuve d'acceptation des CGV B2C Horodatage, IP, version des CGV acceptées par le consommateur. | Clients | Clients | Acte | Obligatoire | Élevé |
| 023 | Marketing claim checklist Validation des allégations marketing avant diffusion (PCD). | Clients | Clients | Check-list | Recommandé | Élevé |
| 024 | Campaign approval memo Approbation interne d'une campagne publicitaire et de ses claims. | Clients | Clients | Note | Recommandé | Moyen |
| 025 | Evidence file (allégations) Preuves matérielles à l'appui de chaque allégation commerciale. | Clients | Clients | Acte | Obligatoire | Élevé |
| 026 | Comparative advertising review Analyse juridique d'une publicité comparative avant diffusion. | Clients | Clients | Évaluation | Conditionnel | Élevé |
| 027 | Clause disclosure influenceurs Obligation de mention #ad / #partenariat pour les créateurs. | Clients | Clients | Clause | Conditionnel | Moyen |
| 028 | Modèle de facture LU conforme Mentions obligatoires TVA, intérêts de retard, IBAN, conditions. | Clients | Finance | Modèle | Obligatoire | Élevé |
| 029 | Politique de pénalités de retard Barème d'intérêts et frais de recouvrement appliqués. | Clients | Finance | Règlement | Recommandé | Moyen |
| 030 | Workflow de relance (dunning) Séquence de relances J+15 / J+30 / mise en demeure. | Clients | Finance | Processus | Recommandé | Moyen |
| 031 | Lettre de mise en demeure Acte préalable au contentieux, point de départ des intérêts. | Clients | Finance | Notice | Conditionnel | Élevé |
| 032 | Procédure d'archivage des factures 10 ans Conservation TVA / AED des factures émises et reçues. | Clients | Finance | Procédure | Obligatoire | Élevé |
| 033 | TVA evidence checklist Pièces justificatives à conserver pour chaque opération TVA. | Clients | Fiscalité | Check-list | Obligatoire | Élevé |
| 034 | Dossier d'onboarding Peppol Préalable à toute facturation électronique vers un pouvoir public LU. | Clients | Clients | Dépôt | Conditionnel | Moyen |
| 035 | Modèle e-facture Peppol BIS Format structuré XML conforme à la directive 2014/55/UE. | Clients | Clients | Modèle | Conditionnel | Moyen |
| 036 | Journal de transmission Peppol Preuve d'envoi et d'accusé de réception du pouvoir public. | Clients | Clients | Journal | Conditionnel | Moyen |
| 037 | Attestation de conformité CCSS Pièce du dossier de soumission à un marché public. | Clients | Conformité | Acte | Conditionnel | Élevé |
| 038 | Attestation de conformité TVA (AED) Pièce du dossier marchés publics, validité limitée. | Clients | Fiscalité | Acte | Conditionnel | Élevé |
| 039 | Attestation ACD (impôts directs) Pièce du dossier marchés publics, à renouveler. | Clients | Fiscalité | Acte | Conditionnel | Élevé |
| 040 | Document unique de marché européen (ESPD) Auto-déclaration standardisée pour soumissions UE. | Clients | Conformité | Déclaration | Conditionnel | Moyen |
| 041 | Export consent log (CMP) Preuve horodatée du consentement cookies (12 mois max). | Clients | RGPD | Journal | Obligatoire | Élevé |
| 042 | Configuration CMP (capture) Snapshot des paramètres CMP à chaque mise à jour. | Clients | RGPD | Acte | Recommandé | Moyen |
| 043 | Rapport d'audit cookies Cartographie des traceurs, finalités, durées et tiers. | Clients | RGPD | Rapport | Recommandé | Élevé |
| 044 | Archive des bannières cookies Versionnage des bannières affichées aux utilisateurs. | Clients | RGPD | Référentiel | Recommandé | Moyen |
| 045 | Registre de consentement marketing Preuve d'opt-in / opt-out par canal et par contact. | Clients | RGPD | Registre | Obligatoire | Élevé |
| 046 | Formulaire d'opt-in marketing Recueil explicite, granulaire et révocable du consentement. | Clients | RGPD | Formulaire | Obligatoire | Moyen |
| 047 | Workflow de désinscription Désinscription en un clic, traçabilité du retrait. | Clients | RGPD | Processus | Obligatoire | Moyen |
| 048 | Mémo soft opt-in client existant Analyse d'éligibilité au régime soft opt-in (CNPD). | Clients | RGPD | Note | Conditionnel | Moyen |
| 049 | Registre des transferts hors EEE Cartographie des transferts internationaux par finalité. | Clients | RGPD | Registre | Obligatoire | Élevé |
| 050 | Clauses contractuelles types (SCC modules 1–4) Décision 2021/914 — base juridique des transferts. | Clients | RGPD | Contrat | Conditionnel | Élevé |
| 051 | Transfer Impact Assessment (TIA) Évaluation Schrems II du pays destinataire et mesures supplémentaires. | Clients | RGPD | Évaluation | Conditionnel | Élevé |
| 052 | Mémo mesures supplémentaires Chiffrement, pseudonymisation, contrôles juridiques additionnels. | Clients | RGPD | Note | Conditionnel | Moyen |
| 053 | Dossier KYC client Identification, vérification, profil de risque du client. | Clients | Conformité | Dépôt | Conditionnel | Élevé |
| 054 | Formulaire d'identification UBO client Identification des bénéficiaires effectifs du client professionnel. | Clients | Conformité | Formulaire | Conditionnel | Élevé |
| 055 | Notation de risque client Scoring AML, PEP, sanctions, pays, secteur. | Clients | Conformité | Évaluation | Conditionnel | Élevé |
| 056 | Déclaration de soupçon (STR) Transmission à la CRF en cas d'opération suspecte. | Clients | Conformité | Déclaration | Conditionnel | Élevé |
| 057 | Rapport screening PEP Vérification continue contre listes PEP et sanctions. | Clients | Conformité | Rapport | Conditionnel | Élevé |
| 058 | Checklist onboarding AML Étapes obligatoires avant entrée en relation. | Clients | Conformité | Check-list | Conditionnel | Élevé |
| Source : référentiel documentaire Armonia · Droit luxembourgeois & européen | ||||||
Catalogue indicatif. Chaque document est paramétré au cas par cas selon la taille, le secteur et les traitements de votre société.
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